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ENTREPRENEUR : 5 TECHNIQUES POUR ARRÊTER DE PERDRE DU TEMPS SUR VOTRE COMPTA

Ce matin en buvant mon café je suis tombée sur cet article d’Alexandre Dana, le fondateur de Live Mentor : « Mon rapport (tumultueux) avec la comptabilité en tant qu’entrepreneur ». Cet article raconte son expérience personnelle mais fait aussi écho à des situations vécues par mes clients et par 99% des entrepreneurs que je rencontre.

Je suis toujours assez gênée quand je vois des entrepreneurs avec de petits moyens dépenser une fortune en suivi administratif parce qu’ils ont trop de compta en retard à rattraper ou parce qu’ils sont complètement perdus dans leurs factures (voir même qu’ils ont perdu ces factures au sens propre).

La compta ça n’a pas à prendre 1 jour par mois dans une petite structure. Cela devrait même pouvoir se faire en quelques heures voir minutes selon la taille de votre structure (je suis indépendante et j’y consacre moins de 15 minutes par mois) mais pour y parvenir, il y a besoin d’avoir quelques solutions d’organisation qui sauront faire la différence ! Ce sont ces solutions que j’ai eu envie de vous partager ici.

Vous êtes prêts ? Alors c’est parti :

TECHNIQUE #1 : Suivez votre compta grâce à vos factures (et pas grâce à votre compte en banque)

Je vois beaucoup d’entrepreneurs essayer de suivre leur comptabilité en partant de leur compte bancaire pour ensuite remonter vers leurs factures. En dehors du fait que cette approche est totalement contre-intuitive pour une puriste comme moi, elle rend aussi le suivi très compliqué du côté de l’entrepreneur… Dans un relevé bancaire tout est mélangé : les achats, les ventes et les paiements aux organismes sociaux sans aucune distinction de nature ou de montant. Si en plus vous vendez en ligne et que vous encaissez vos ventes par Stripe et Paypal, faire votre suivi comptable peut vite devenir un cauchemar…

Alors que si vous partez de vos ventes ou de vos factures d’achats et que vous vous assurez in fine qu’elles sont bien passées en banque les choses sont beaucoup plus simples et limpides !

Mais pour ça il faut avoir un suivi de vos achats et aussi un suivi de vos ventes qui tienne la route ce qui m’amène à mon point numéro 2 :

 

TECHNIQUE #2 : Utilisez un outil de facturation

S’il y a une chose qui m’a surprise depuis que je me suis lancée à mon compte et que je travaille avec de petites structures, c’est le nombre d’entreprises qui font encore leurs factures à la main. De quelques dizaines / centaines de milliers d’euros de chiffre d’affaires à plusieurs millions, la facturation manuelle reste une pratique courante dans les TPE.

Pourtant, avoir un outil de facturation c’est beaucoup mieux que de faire ses factures à la main dans Excel ou Word :

  • Parce que ça permet d’extraire et de suivre ses ventes sous Excel (ainsi que les encaissements des clients et la tréso :))
  • Parce que ça facilite le transfert d’information avec votre expert-comptable
  • Parce que ça aide à respecter les obligations légales  de numérotation des factures (et de mentions obligatoires)
  • Parce que ça oblige à respecter l’obligation de facturation qui incombe aux entreprises (un bon de commande ça n’est PAS une facture)
  • Last but not least : Parce que ça vous fait gagner du temps !

Et si votre outil de facturation est couplé à votre suivi des factures d’achat, vous allez pouvoir faire du suivi analytique et suivre vos marges par activité / client en temps réel (ma passion !). Si vous n’avez pas d’outil, ce travail se fait aussi très bien dans Excel – c’est ce que je fais pour mon suivi interne et ça me suffit tout à fait.

 

TECHNIQUE #3 : Transférez sans attendre les factures reçues sur un Drive (et listez les sur Excel)

Qui ne s’est jamais énervé en essayant de retrouver des factures perdues (au moment de transmettre sa comptabilité à son expert-comptable ou lorsqu’un fournisseur lui rappelle une facture impayée par exemple) ? C’est pénible et même souvent inconfortable… Pour éviter ce type de mauvaise surprise, il y a une solution simple : transférer toutes vos factures électroniques au fil de leur arrivée dans un Drive dédié.

Si vous êtes un peu geek comme moi, vous pouvez utiliser soit une extension Chrome soit un outil pour créer des workflows comme Zapier. Cela vous permettra d’envoyer vos factures au bon endroit en un clic ou en un mail.

De la même façon, pour les factures papier il existe des applications gratuites comme CamScanner qui permettent de scanner vos factures et de les envoyer par mail sur votre Drive facilement. Plus d’excuse !

Si vous avez toutes vos factures au même endroit, vous aurez besoin de beaucoup moins de temps à la fin du mois pour les saisir dans Excel et vous assurer qu’elles ont toutes été payées. Pour les plus geeks d’entre vous, il existe aussi des solutions d’OCR qui reconnaissent vos factures en automatique et en font un fichier Excel en quelques clics.

Ces mêmes outils vous permettront même souvent de faire le rapprochement avec votre relevé bancaire. Que demander de plus ?

 

TECHNIQUE #4 : Utilisez un outil pour vos notes de frais

Il y a deux choses que je n’aimais pas faire dans ma vie de consultant salarié : mes feuilles de temps et mes notes de frais. Maintenant indépendante, j’ai encore moins le choix. Cela fait partie des incontournables de la vie d’un consultant. L’avantage de l’entrepreneur sur le salarié, c’est qu’il peut choisir ses outils !

Il y a aujourd’hui des outils qui permettent de scanner les justificatifs de notes de frais (avant que l’encre ne disparaisse complètement ;)), d’identifier les champs importants d’un point de vue comptable, de stocker ces justificatifs et d’en faire un fichier Excel à transmettre à votre comptable à la fin du mois (fichier qui servira aussi pour vos analyses internes).

Ce type d’outil coûte très peu cher (il y en a même qui sont gratuits pour les solos comme Jenji). Quelque soit la solution choisie, votre investissement sera vite rentabilisé.

 

TECHNIQUE #5 : Faites un point une fois par mois

La dernière technique (et la plus importante), c’est de faire un point compta au moins une fois par mois. Je ne compte plus le nombre d’entrepreneurs qui se plaignent d’avoir des mois de comptabilité en retard.

Du retard dans la comptabilité, c’est mauvais pour votre relation avec votre expert-comptable et les administrations mais ça l’est encore plus pour votre business !

La comptabilité doit surtout vous permettre de piloter votre entreprise et de suivre votre performance : identifier en un clin d’œil les dépenses inutiles pour les supprimer, investir sur les éléments qui ont le plus d’impact sur vos marges et sur votre chiffre d’affaires…

Au début d’une entreprise, on a une idée de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas de façon intuitive (même si parfois on se trompe). Lorsque l’entreprise grandit, ce suivi à l’instinct n’est pas suffisant. Plus votre ambition pour votre entreprise est grande, plus les enjeux sont élevés, plus les chiffres ont un rôle à jouer dans le déploiement de votre activité (même si vous êtes encore au tout début de votre vie d’entrepreneur) .

 

EDIT : Si votre envie de remettre votre comptabilité sur de bons rails va avec l’envie d’un meilleur suivi de votre trésorerie, vous pouvez télécharger notre checklist trésorerie en cliquant ici (vous recevrez aussi dans quelques jours un modèle de budget de trésorerie à adapter à vos besoins).

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