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eCommerçant : Ce que vous devez savoir pour suivre facilement vos ventes (et respecter vos obligations légales)

Souvent les entrepreneurs se plaignent d’avancer dans le brouillard et de manquer de visibilité sur le futur de leur entreprise. Mon métier c’est justement de les aider à sortir de ce brouillard. Pour y parvenir, il y a un prérequis : des données de qualité (j’en parlais justement ici).

Pour pouvoir suivre et améliorer la performance de son entreprise, il faut pouvoir avoir accès à ses principaux éléments chiffrés en quelques clics. Ca vaut pour les achats aussi bien que pour les ventes. Alors que le suivi des ventes est – relativement – facile à faire dans une activité hors ligne, cela peut vite être beaucoup plus compliqué pour une activité de vente à distance avec des volume de données importants et des prestataires de paiement pas toujours faciles à suivre…

Auprès de mes clients spécialisés en vente à distance, j’ai identifié trois règles d’or à connaître pour un suivi financier simple et efficace. CONNAISSEZ-VOUS CES RÈGLES D’OR ?

Pour le savoir, je vous invite à faire un test rapide !

Pour calculer mon CA eCommerce :

a. J’utilise mes relevés Stripe et Paypal

b. J’utilise les listings de commandes issus de mon site ecommerce

c. J’utilise ma facturation et mes expéditions

Émettre une facture c’est :

a. Pas nécessaire (tant qu’il y a un bon de commande)

b. Nécessaire (si on me la demande)

c. Obligatoire (même si on ne me l’a pas demandée)

La numérotation de vos factures de ventes :

a. N’a pas d’importance

b. Ne suit pas de règles précises (tant qu’il n’y a pas de doublons)

c. Doit suivre une séquence chronologique continue

 

Réponses : c. / c. / c

Si vous avez une majorité de a. ou de b. : l’article qui suit est fait pour vous. Bonne lecture !

Si vous avez une majorité de C. : Bien joué ! N’hésitez pas à lire cet article pour voir si il vous reste des choses à apprendre 😉

 

LES 3 RÈGLES D’OR DE LA VENTE A DISTANCE

#1. TON CHIFFRE D’AFFAIRES CORRECTEMENT TU SUIVRAS

En vente à distance, votre chiffre d’affaires est égal à la somme des prix des produits expédiés ou des prestations réalisées (toujours hors taxes).

Je vois souvent des entreprises qui considèrent que leur chiffre d’affaires correspond à la somme de leurs encaissements Stripe et / ou Paypal net de la TVA ou qui prennent comme base de calcul la somme des commandes passées au cours du mois.

Ces approches présentent un risque d’erreur important parce que les relevés Stripe et Paypal incluent d’autres mouvements que ceux liés à vos ventes (commissions, paiements Paypal…) et que le chiffre d’affaires ne correspond pas forcément à vos commandes.

Voici les 4 principes de base à retenir pour bien calculer votre chiffre d’affaires :

  • Votre chiffre d’affaires n’inclut que les ventes de produits expédiés ou les prestations de service réalisées
  • Les précommandes ne sont pas du chiffre d’affaires tant qu’elles n’ont pas été expédiées (c’est une avance de trésorerie)
  • Les commissions Stripe / Paypal ou autres ne sont pas à mettre en moins de votre chiffre d’affaires – c’est une charge qui n’a pas d’impact sur votre CA
  • Les commissions versées aux affiliés sont aussi une charge et ne sont pas à comptabiliser en moins de votre chiffre d’affaires. Vu les montants de ces commissions dans certains secteurs, l’impact peut être significatif !

 

En tant qu’entrepreneur, il est important que vous gardiez à l’esprit les différences entre facturation, chiffre d’affaires et encaissements :

  • Facturation : Le total des factures émises
  • Chiffre d’affaires : La valeur de vente totale hors taxes des produits expédiés ou des prestations de service réalisées
  • Encaissements : Le total des paiements effectués par vos clients (en TTC car vos clients vous paient toujours avec de la TVA)

Sur une activité de vente à distance, la plupart du temps facturation, reconnaissance du chiffre d’affaires et encaissements ont lieu en même temps (sauf si vous faites des précommandes avant un lancement par exemple) mais ce sont des notions différentes d’un point de vue financier.

Pour votre suivi il est beaucoup plus simple de suivre votre facturation que vos commandes ou pire, vos encaissements Stripe ou Paypal. Cela vous évitera des migraines – adieu les listings excel au format texte à retraiter manuellement – et vous arriverez plus facilement à savoir où vous en êtes…

Et si vous n’émettez pas de facture à chaque vente ? Alors ce qui suit devrait vous intéresser !

 

#2. POUR CHAQUE VENTE, UNE FACTURE TU ÉMETTRAS (un bon de commande ça ne compte pas 😉)

En France la règle applicable est la suivante : « l’émission de facture est obligatoire pour les ventes à distance pour lesquelles l’acquéreur est un particulier ou un professionnel ».

En pratique cela veut dire que si vous vendez en ligne vous devez émettre une facture pour chaque vente (et pas un bon de commande !). En tant que cliente, je constate que les factures ne sont pas systématiquement émises.

Cette règle s’applique aussi bien sur les ventes réalisées par votre propre site que sur des sites via lesquels vous faites du dropshipping. Ça n’est pas parce que vous utilisez un module ecommerce de renom (Squarespace, Prestashop, Woocommerce ou autre) que ce dernier respecte par défaut toutes les obligations légales françaises.

 

En pratique, il existe des solutions faciles à mettre en œuvre et accessibles à un budget « entrepreneur » ou startup.

Sur Prestashop par exemple, vous pouvez rajouter un module de facturation qui vous permettra d’émettre des factures pour chaque vente réalisée sur votre site et même sur vos ventes en Dropshipping (même si elles ne passent pas – de fait – par votre site eCommerce).

 

Le fait d’avoir une facture pour chaque vente vous permettra (à vous ou à votre comptable) d’exporter les informations de facturation directement dans votre comptabilité ou dans votre base de données interne pour avoir une visibilité en temps réel sur vos ventes.

 

#3. POUR TES FACTURES, UN CHRONO TU RESPECTERAS

Maintenant que vous savez qu’il vous faut émettre une facture pour chaque vente, voici comment l’administration fiscale s’assure que vous avez bien travaillé : en vérifiant votre chrono de facture. C’est-à-dire en vérifiant que toutes vos factures ont un numéro unique qui est basé sur une séquence chronologique continue.

Cela veut dire que vous ne pouvez pas émettre deux factures qui portent le même numéro 😊 (pourtant ça m’est déjà arrivé quelques fois de recevoir deux factures avec le même numéro en tant que cliente…).

Par contre si vous avez plusieurs types de clients (des clients qui achètent via votre site en B2C et des clients B2B), vous pouvez tout à fait avoir deux séquences de numérotations distinctes. Voici ce que nous disent les textes :

« La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série si les conditions d’exercice le justifient : plusieurs sites de facturation, différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques, sous-traitance de facturation par exemple. »

 

Cette obligation légale vous facilitera aussi grandement la vie aussi au niveau business car elle vous permettra d’avoir une vision juste de votre chiffre d’affaires en quelques clics seulement.

Information utile : A ma connaissance aucun texte ne dit que la séquence de facturation doit commencer au rang 1. Si vous venez de vous lancer et que vous ne souhaitez pas que vos clients le sachent, vous pouvez tout à fait commencer à la facture 250 si bon vous semble !

Pourquoi je vous dis tout ça :

Parce que pour bien réussir votre croissance, vous devez faire des points réguliers sur les performances de votre entreprise. Cela vous permet de réagir vite et de réajuster vos actions en temps réel.

Lorsque l’on vend à distance, on gère souvent un fort volume de transactions avec de petits montants. Plus les transactions sont nombreuses plus les fichiers sont lourds, complexes à traiter et on peut vite finir par se noyer dans les méandres d’Excel et décider de ne plus rien faire du tout !

Ces trois règles d’or, si vous les mettez en place dans votre entreprise et surtout si vous les respectez sur le long terme vont vous permettre de mettre en place des outils de suivi et de pilotage de votre Chiffre d’Affaires sans vous arracher les cheveux sur de gros fichiers Excel. Vous pourrez ainsi gagner du temps dans votre développement en anticipant mieux l’impact d’un changement de business model par exemple 😉.

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